Sie haben Fragen?
In jeder Verwaltung steht die entscheidende Stelle irgendwo in der Akte, nur findet sie niemand mehr in vertretbarer Zeit. Die Volltextsuche liefert hunderte Treffer nach Datum sortiert, das Wesentliche liegt als Scan ohne Texterkennung darin, und am Ende ruft jemand den Kollegen an, der damals dabei war. Bei Vertretung, Krankheit oder Ruhestand bricht genau dieser Weg weg.
IT-LV baut eine Suche über Ihren eigenen Bestand, die jede Antwort mit einer Fundstelle belegt, Ihre Berechtigungen abbildet und jeden Zugriff protokolliert. Sie beauftragen einen Vertragspartner für einen bewusst klein geschnittenen ersten Schritt und entscheiden danach, ob ausgebaut oder ausgeschrieben wird.
Eine Sachbearbeiterin soll zu einer Nachbarbeschwerde Stellung nehmen. Sie weiß, dass in der Genehmigung von 2013 eine Auflage zu den Betriebszeiten steht, aber nicht, in welchem Vorgang. Die Volltextsuche im Dokumentenmanagement liefert mehrere hundert Treffer nach Datum sortiert, und die entscheidende Seite ist ein eingescanntes Schreiben ohne Texterkennung. Am Ende ruft sie den Kollegen an, der 2013 dabei war.
Dieser Anruf ist der eigentliche Suchindex vieler Häuser. Er funktioniert zuverlässig, solange der Kollege da ist. Bei Vertretung, längerer Krankheit oder Ruhestand bricht er weg, und mit ihm das Wissen, welche Ablage was enthält. Neue Beschäftigte brauchen Monate, bis sie diesen Index im Kopf nachgebaut haben.
Die vorhandene Suche hilft dabei wenig, weil sie Zeichenketten findet und keine Sachverhalte. Wer nach „Betriebszeiten“ sucht, findet die Stelle nicht, an der von „Ruhezeiten“ die Rede ist. Dazu liegen die Unterlagen in mehreren Systemen: im Dokumentenmanagement, im Fachverfahren, auf einem Laufwerk und in Postfächern. Jede dieser Ablagen hat ihre eigene Suche, und keine kennt die anderen.
Spürbar wird das dort, wo eine Frist läuft: bei einem Widerspruch, einer Ratsanfrage, einem Auskunftsersuchen nach dem Informationsfreiheitsgesetz oder einer Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt. Dann wird gesucht statt bearbeitet. Und im Zweifel stützt sich die Antwort auf das, was jemand erinnert, nicht auf das, was in der Akte steht.
Am Ende steht kein Chatfenster, das Auskunft gibt, sondern eine Suche, die jede Aussage belegt. Wer fragt, bekommt die Antwort und darunter die Stelle, auf der sie beruht: Dokument, Seite, Datum und ein Klick zum Original. Ohne Beleg keine Antwort, das ist die Regel, nach der das Werkzeug gebaut wird. Eine Zusammenfassung, die man nicht nachprüfen kann, ist in einem Verwaltungsvorgang wertlos.
Übergeben wird dabei mehr als die Oberfläche. Diese Bestandteile gehören zum Ergebnis und bleiben bei Ihnen, auch wenn Sie danach mit jemand anderem weiterarbeiten:
Der erste Schritt ist bewusst klein geschnitten: ein Fachbereich, ein abgegrenzter Bestand, ein überschaubarer Nutzerkreis.
Wir setzen uns mit dem Fachbereich zusammen und schreiben auf, welche Fragen heute wirklich Zeit kosten. Daraus entsteht der Bestand, mit dem gearbeitet wird: welche Ablagen hinein und welche bewusst draußen bleiben. Parallel klären wir die Rechtelage, also wer heute welche Dokumente sehen darf und woran das im Quellsystem hängt. Am Ende steht ein schriftlicher Zuschnitt mit Nutzerkreis, Bestand und Abgrenzung, den Datenschutz und Personalrat vorab prüfen können.
Der Bestand wird erschlossen: Texterkennung für Scans, Erkennung von Dubletten, Zuordnung von Aktenzeichen und Datum. Die Berechtigungen aus dem Quellsystem werden übernommen und bei jeder Anfrage geprüft, nicht erst beim Anzeigen eines Treffers. Was sich nicht sauber zuordnen lässt, kommt nicht in den Index, sondern auf eine Liste, über die Sie entscheiden. Diese Phase ist die aufwendigste, und sie ist der Grund, warum der erste Zuschnitt klein bleiben sollte.
Vor dem Start sammelt der Fachbereich echte Fragen aus dem Alltag, deren richtige Antwort bekannt ist. An diesen Fragen wird gemessen: Findet die Suche die Stelle, trägt die Fundstelle die Aussage, fehlt etwas. Fehltreffer werden nicht wegdiskutiert, sondern protokolliert und ausgewertet. Erst wenn der Katalog die vereinbarte Quote erreicht, geht das Werkzeug an die Beschäftigten, und auch dann zunächst an einen kleinen Kreis.
Sie erhalten Konfiguration, Dokumentation, Löschkonzept und eine Einweisung für alle, die mit dem Werkzeug arbeiten. Dazu gehört die Schulung, die Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt, und eine Anleitung, wie Ablagen später aufgenommen oder entfernt werden. Danach entscheiden Sie in Ruhe: ausbauen, so lassen oder abschalten. Wenn ausgebaut wird und der Auftragswert die Wertgrenze überschreitet, sagen wir Ihnen, dass ausgeschrieben werden muss.
Die Punkte, an denen solche Vorhaben tatsächlich scheitern, liegen fast nie in der Technik.
Eine Suche über alle Akten ist technisch einfach. Eine Suche, die jedem nur zeigt, was er ohnehin sehen darf, ist es nicht. In vielen Häusern sind Rechte über Jahre gewachsen, hängen an Gruppen, die niemand mehr pflegt, oder existieren nur als Gewohnheit auf einem Laufwerk. Diese Klärung kostet mehr Zeit als der Aufbau der Suche, und sie lässt sich nicht überspringen.
In einem Bestand aus dreißig Jahren liegt alles nebeneinander: sauberes PDF, schiefer Scan, Kopie einer Kopie, handschriftliche Randnotiz. Texterkennung holt viel heraus, aber nicht alles, und ihre Fehler sieht niemand, weil das Ergebnis plausibel aussieht. Was nicht erkannt wird, ist nicht auffindbar, und das merkt man erst, wenn man danach sucht. Deshalb gehört eine Stichprobe über den Altbestand in die Erprobung.
Dasselbe Schreiben liegt oft dreifach vor: im Fachverfahren, im Postfach, auf dem Laufwerk. Die Suche findet alle drei und kann von sich aus nicht wissen, welche Fassung gilt. Ohne Regeln dafür bekommt jemand eine Auskunft aus einem Entwurf, der nie abgeschickt wurde. Diese Regeln muss der Fachbereich aufstellen, der Dienstleister kann sie nur umsetzen.
Sprachmodelle formulieren flüssig, auch wenn die Grundlage dünn ist. Die Fundstellenpflicht begrenzt den Schaden, beseitigt ihn aber nicht: Ein Beleg kann zur Aussage passen und die Aussage trotzdem eine Nuance verschieben, auf die es rechtlich ankommt. Deshalb gilt die Regel, dass niemand auf Grundlage der Antwort entscheidet, sondern auf Grundlage des geöffneten Dokuments. Wer das im Alltag nicht durchhalten will, sollte das Vorhaben lassen.
Die Fragen, die ein Vorhaben aufhalten, lauten: Welche Ablage gehört wem, welche Löschfristen laufen, wer erklärt es dem Personalrat, wer entscheidet über Ausnahmen. Werden sie erst mitten im Projekt gestellt, verschiebt sich der Termin um Wochen. Wir schneiden die erste Phase deshalb so zu, dass sie diese Klärung enthält und nicht voraussetzt.
Bei einem kleinen, gut sortierten Bestand mit funktionierender Ablage bringt eine solche Suche wenig. Läuft gerade eine Migration des Dokumentenmanagements, sollte man sie abwarten, sonst wird zweimal aufgebaut. Und wenn es um Personalakten, Sozialdaten oder Gesundheitsdaten geht, ohne dass Rechtsgrundlage und Zweckbindung geklärt sind, raten wir ab, bis sie geklärt sind.
Die folgenden Werte sind keine Ergebnisse, die wir irgendwo gemessen haben. Es sind Anforderungen, wie sie in ein Lastenheft und in einen Vertrag gehören, und wir lassen uns daran binden. Sie können sie übernehmen, verschärfen oder streichen, bevor Sie beauftragen.
Für die Suche selbst bieten sich vier Größen an: mindestens 98 Prozent Genauigkeit in der Stichprobe, also Antworten, deren angegebene Fundstelle die Aussage tatsächlich trägt; mindestens 95 Prozent Vollständigkeit, also Abdeckung des abgestimmten Bestands im Index; höchstens 30 Minuten zwischen der Ablage eines Dokuments und seiner Auffindbarkeit; eine Antwortzeit unter 2 Sekunden bei 15 gleichzeitigen Nutzern.
Für den Betrieb kommen dazu: eine Fehlerquote der Eingabeprüfung unter 5 Prozent, ein Änderungsprotokoll über Konfiguration und aufgenommene Ablagen, tägliche Sicherungen und ein Zugriffsprotokoll, das Sie ohne uns auswerten können. Wie geprüft wird, steht vorher fest: am Fragenkatalog aus der Erprobung und an Stichproben im laufenden Betrieb. Wird ein Wert gerissen, ist das ein Mangel und keine Diskussion über Erwartungen.
Ein Rechenbeispiel, ausdrücklich als Rechnung und nicht als Messung: Nehmen Sie an, in einem Fachbereich suchen zwölf Beschäftigte an jedem Arbeitstag dreimal nach einer Stelle in einem Altvorgang und brauchen dafür im Schnitt acht Minuten. Das ergibt rund 4,8 Stunden Suchzeit am Tag, also etwa 24 Stunden in der Woche. Die Annahmen sind frei gewählt, setzen Sie Ihre eigenen ein. Wie viel davon eine Suche tatsächlich einspart, sagt Ihnen niemand seriös vor der Erprobung.
Keiner dieser Werte ist ein Erfolgsbericht. Wir nennen bewusst keine Prozentzahl darüber, wie viel Zeit andere Häuser gespart haben, weil wir eine solche Zahl nicht belegen könnten.
Datenschutzrechtlich ist eine Wissenssuche vor allem eine Frage der Zugriffskontrolle und der Zweckbindung. Artikel 32 DSGVO verlangt, dass nur Berechtigte an personenbezogene Daten gelangen, und genau deshalb ist die Rechteabbildung keine Kür, sondern Voraussetzung für den Start. Für die Verarbeitung durch uns und die eingesetzten Partner schließen wir einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, mit Datenstandort in der EU und vertraglich ausgeschlossener Nutzung Ihrer Daten für das Training von Modellen. Welche KI-Komponenten im Hintergrund laufen, legen wir offen, bevor Sie beauftragen.
Aus der KI-Verordnung greift hier vor allem Artikel 4: Beschäftigte, die das Werkzeug nutzen, müssen im Umgang damit geschult sein, verpflichtend seit dem 2. Februar 2025. Eine Suche im eigenen Aktenbestand ist in der Regel kein Hochrisiko-System; das ändert sich, sobald ihre Ergebnisse in Entscheidungen über Personen einfließen, etwa im Personalbereich. Diese Einstufung nehmen wir schriftlich vor und begründen sie, damit Sie sie gegenüber der Aufsicht vertreten können. Die Oberfläche richten wir nach BITV 2.0 aus, weil sie im Verwaltungsalltag auch mit Tastatur und Screenreader bedienbar sein muss.
Ein Punkt wird regelmäßig zu spät bedacht: Weil jeder Zugriff protokolliert wird, ist das Werkzeug eine technische Einrichtung, die zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet ist. Der Personalrat ist zu beteiligen, und zwar in der ersten Phase, nicht kurz vor dem Start. Wir liefern die Unterlagen dafür mit und nehmen an der Sitzung teil, wenn Sie das möchten.
Beschaffungsseitig schneiden wir den ersten Schritt so zu, dass er unterhalb der Wertgrenze Ihres Landes für den Direktauftrag oder die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bleibt. Sie beauftragen dabei einen Vertragspartner und keine Bietergemeinschaft: Wir treten als Generalunternehmer auf und binden ausgewählte Partner ein, geprüft nach Nachweisen, Sitz in der EU, Datenschutz und Offenlegung der eingesetzten KI-Komponenten. Eines sagen wir deutlich: Der Auftragswert darf nicht künstlich aufgeteilt werden. Steht der Ausbau von vornherein fest, zählt der Gesamtwert, und dann gehört das Vorhaben ausgeschrieben.
Wo wir die Vergabeunterlagen geschrieben oder die Markterkundung geführt haben, geben wir kein Angebot ab. Die Projektantenstellung nach § 7 VgV ist uns das Geschäft nicht wert, und Ihnen würde sie das Verfahren angreifbar machen.
Eine Wissenssuche ersetzt weder ein Dokumentenmanagement noch die Schriftgutverwaltung. Sie legt nichts ab, sie vergibt keine Aktenzeichen, sie verändert den Bestand nicht. Ist die Ablage unsortiert, macht die Suche das sichtbar, aufräumen muss der Fachbereich selbst.
Sie trifft auch keine Entscheidungen und formuliert keine Bescheide. Sie führt zur Stelle in der Akte, den Rest macht die Sachbearbeitung. Und sie ist zunächst ein internes Werkzeug: Eine Auskunft an Bürgerinnen und Bürger direkt aus dem Aktenbestand ist ein anderes Vorhaben mit anderen Anforderungen, das wir nicht im selben Schritt angehen würden.
Im Erstgespräch klären wir, welcher Bestand sich für einen ersten Schritt eignet, wo die Berechtigungen vorher geklärt werden müssen und was der Zuschnitt vergaberechtlich bedeutet. Das Gespräch ist kostenlos und verpflichtet Sie zu nichts. Wenn wir bei Ihnen die Vergabeunterlagen geschrieben oder die Markterkundung geführt haben, sagen wir Ihnen das im selben Gespräch und geben kein Angebot ab.
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