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Ein Antrag geht im Fachverfahren ein, wird geprüft und freigegeben. Danach tippt jemand dieselben Angaben ein zweites Mal in ein anderes System. Beide Systeme arbeiten für sich genommen sauber, nur die Verbindung dazwischen fehlt.
IT-LV klärt, welche Schnittstellen Ihre Systeme bereits mitbringen, setzt die Übertragung um und übergibt sie mit Quellcode, Testfällen und Betriebsanleitung. Umsetzung als Generalunternehmer: ein Vertrag, eine Verantwortung.
Ein Antrag kommt im Fachverfahren an. Die Sachbearbeitung prüft ihn, gibt ihn frei und trägt dieselben Angaben danach erneut ein: im Finanzverfahren, im Dokumentenmanagement oder in einer Tabelle, die seit Jahren mitläuft. Diese Lücke zwischen zwei Systemen füllt ein Mensch mit Abtippen.
Der Aufwand fällt lange nicht auf, weil er sich über den Tag verteilt und niemand ihn erfasst. Sichtbar wird er, wenn jemand ausfällt oder die Fallzahlen steigen. Teurer als die Zeit ist die Abweichung: Sobald dieselbe Angabe an zwei Stellen gepflegt wird, laufen die Stände auseinander. Ein Name wird nur im einen System korrigiert, eine Stornierung nur im anderen nachgezogen, und am Ende weiß niemand mehr, welcher Wert stimmt.
Oft existiert die Schnittstelle längst und niemand weiß davon. Viele Fachverfahren bringen einen Export, einen Webservice oder einen XÖV-konformen Nachrichtenkanal mit, der im Lizenzumfang enthalten, aber nie eingerichtet wurde. Der erste Schritt ist deshalb keine Entwicklung, sondern eine Bestandsaufnahme bei Ihren Herstellern.
Am Ende steht keine Präsentation, sondern eine laufende Strecke zwischen zwei Systemen und die Unterlagen, mit denen Sie sie betreiben und weitergeben können.
Eine Schnittstelle verschiebt Daten, mehr nicht. Sie ersetzt keine fachliche Prüfung und repariert keine Bestände, die schon vorher unsauber waren. Zeigt die Bestandsaufnahme, dass das eigentliche Problem die Datenqualität im Quellsystem ist, sagen wir das, bevor Sie Geld in eine Übertragung stecken. Im Erfolgsfall halten Sie Folgendes in der Hand:
Wir beginnen mit einem Zuschnitt, der klein genug für eine einfache Beauftragung ist und trotzdem zeigt, ob die Sache trägt.
Wir sehen uns den Vorgang dort an, wo er stattfindet, und zählen mit: wie viele Fälle, wie viele Felder, wie oft am Tag. Parallel fragen wir bei beiden Herstellern nach vorhandenen Schnittstellen, Datenformaten und Lizenzbedingungen. Das Ergebnis ist eine belastbare Aussage, ob eine Übertragung technisch und vertraglich möglich ist und auf welchem Weg.
Wir legen fest, welche Felder übertragen werden, welches System führt und was bei einem Konflikt passiert. Danach läuft die Übertragung zunächst nur lesend und mit Kopien echter Daten, ohne dass im Zielsystem etwas geschrieben wird. Die Fachbereiche vergleichen das Ergebnis mit dem, was sie von Hand erzeugt hätten. Erst wenn das über mehrere Tage passt, geht es weiter.
Die Strecke geht in Betrieb, zuerst für einen Teil der Fälle und mit einer Person, die jeden abgewiesenen Datensatz ansieht. In dieser Zeit tauchen die Sonderfälle auf, die in keiner Beschreibung stehen: der Umzug mitten im Verfahren, der doppelt angelegte Antragsteller, das Feld mit drei Schreibweisen. Diese Fälle arbeiten wir ein, statt sie wegzudefinieren.
Sie bekommen Quellcode, Konfiguration, Testfälle und Betriebsanleitung, und wir gehen alles mit Ihrer IT durch. Danach entscheiden Sie: selbst betreiben, den Betrieb vergeben oder auf weitere Verfahren ausweiten. Für den Ausbau gilt wieder das Vergaberecht, und wir sagen offen, wann eine Ausschreibung der richtige Weg ist.
Schnittstellenprojekte scheitern selten an der Programmierung. Sie scheitern an dem, was um sie herum passiert.
Das größte Risiko ist nicht der neue Code, sondern das alte Verfahren daneben. Ein Update kann ein Feld umbenennen, eine Prüfregel verschärfen oder die Schnittstelle abschalten, ohne dass es in den Versionshinweisen auffällt. Wer eine Übertragung betreibt, muss jedes Update vorher testen. Diesen Aufwand unterschätzen fast alle.
Eine Datei mit den richtigen Spalten sieht nach einer Lösung aus, sagt aber nichts darüber, wie das System intern mit Änderungen, Stornos und Historien umgeht. Ob eine Korrektur als neuer Datensatz oder als Überschreiben ankommt, entscheidet über die halbe Fehlerbehandlung. Das klärt sich am echten Bestand, nicht in der Produktbeschreibung.
Die schwierigste Frage ist keine technische: Wer darf ein Feld ändern? Solange beide Seiten schreiben dürfen, entstehen Widersprüche schneller, als die Übertragung sie auflösen kann. Diese Festlegung muss der Fachbereich treffen, nicht die IT, und sie kostet Abstimmung, bevor eine Zeile Code entsteht.
Manche Wartungsverträge schließen die Gewährleistung aus, sobald jemand direkt auf die Datenbank zugreift. Andere verlangen für die offizielle Schnittstelle ein zusätzliches Modul. Beides klären wir schriftlich, bevor gebaut wird. Zieht ein Hersteller nicht mit, ist auch das ein Ergebnis, mit dem Sie planen können.
Bei wenigen Fällen im Monat, bei einem Verfahren, das ohnehin abgelöst wird, oder bei einem Vorgang, der jedes Mal anders läuft, lohnt sich eine Schnittstelle nicht. Dann ist ein besseres Formular oder eine geänderte Reihenfolge im Ablauf die sinnvollere Investition. Das sagen wir im Erstgespräch und nicht erst bei der Abnahme.
Das kommt vor und ist selten böser Wille. Entweder gibt es die Schnittstelle nicht, oder sie kostet ein Modul, das im Haushalt nicht vorgesehen war, oder der Hersteller hat für dieses Jahr keine Kapazität. Drei Wege bleiben, und sie sind unterschiedlich haltbar.
Am haltbarsten ist der Weg über den Vertrag. Viele Pflichtenhefte enthalten bereits eine Zusage zu offenen Schnittstellen oder zu XÖV-Standards, die nie eingefordert wurde. Wir sehen uns Ihre Unterlagen an und formulieren die Anforderung so, dass sie bei der nächsten Verlängerung greift. Das dauert länger, verschiebt die Abhängigkeit aber in die richtige Richtung.
Der zweite Weg ist der Umweg über Dateien: ein geplanter Export aus dem einen System, eine geprüfte Übernahme im anderen. Das ist unelegant, funktioniert seit Jahrzehnten, lässt sich lückenlos protokollieren und macht niemanden von einer undokumentierten Schnittstelle abhängig. Für viele Vorgänge reicht ein Abgleich alle paar Stunden völlig aus.
Der dritte Weg ist die Oberflächenautomatisierung, bei der ein Programm die Eingaben eines Menschen nachstellt. Den setzen wir nur ein, wenn die ersten beiden ausscheiden, und sagen dazu, was passiert, sobald der Hersteller die Maske ändert: Die Automatisierung bricht, ohne Vorwarnung. Als Übergang ist das vertretbar, als Dauerzustand nicht.
Zum Nutzen rechnen wir lieber offen, als eine Prozentzahl zu behaupten. Bei 200 Anträgen im Monat und 12 Minuten Erfassung je Vorgang sind das 40 Stunden im Monat. Das ist eine Rechnung mit angenommenen Zahlen, keine Messung, und sie beschreibt die Obergrenze: Ein Teil dieser Zeit ist fachliche Prüfung und bleibt. Setzen Sie Ihre eigenen Fallzahlen ein, dann sehen Sie schnell, ob sich das Thema bei Ihnen überhaupt lohnt.
Erfolgsquoten aus anderen Häusern finden Sie hier nicht. Was wir anbieten, sind Messgrößen, die in den Vertrag gehören und die Sie nach der Abnahme selbst nachprüfen können. Die folgenden Größen gehören in eine Leistungsbeschreibung und sind als Anforderung formuliert. Genau so verwenden wir sie: als Zielwert, an den wir uns binden lassen, nicht als Ergebnis, das wir vorweisen.
Eine Schnittstelle bewegt in der Regel personenbezogene Daten. Am Anfang steht deshalb die Frage nach Rechtsgrundlage und Zweckbindung: Darf das Zielsystem diese Felder bekommen, und braucht es wirklich alle? Wir übertragen so wenig wie möglich und begründen jedes Feld. Für die Arbeit an Ihren Daten schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und binden Partner darin ein. Änderungsprotokoll, Löschfristen und Zugriffsrechte gehören in dieselbe Unterlage.
Eine Datenübertragung ist für sich genommen kein KI-System im Sinne der KI-Verordnung. Sobald eine Komponente aber Entscheidungen vorschlägt, etwa bei der Zuordnung unklarer Fälle, legen wir offen, welches Modell das tut, wo es läuft und wie ein Mensch widersprechen kann. Entsteht eine Oberfläche, zum Beispiel eine Maske für die Wiedervorlage, gilt für öffentliche Stellen die BITV 2.0 nach EN 301 549. Barrierefreiheit prüfen wir vor der Abnahme, weil Nachbessern in einer fertigen Oberfläche teurer ist.
Beauftragen lässt sich das in kleinen Schritten. Die Bestandsaufnahme schneiden wir so zu, dass sie unterhalb der Wertgrenze bleibt, die Ihr Land für einen Direktauftrag oder eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb vorsieht. Diese Grenzen unterscheiden sich je nach Bundesland, deshalb sehen wir vorher nach, was bei Ihnen gilt. Nach dem ersten Schritt entscheiden Sie mit einem Ergebnis in der Hand, ob Sie ausbauen oder ausschreiben.
Umgesetzt wird das von uns selbst, als Generalunternehmer mit ausgewählten Partnern. Sie haben einen Vertrag und einen Ansprechpartner, auch wenn mehrere Häuser beteiligt sind. Partner wählen wir nach nachgewiesener Erfahrung, Sitz und Datenhaltung in der EU sowie Offenlegung eingesetzter KI-Komponenten aus. Wer im konkreten Fall mitarbeitet, steht im Angebot.
Wo wir Ihre Vergabeunterlagen geschrieben oder die Markterkundung geführt haben, geben wir auf dieselbe Leistung kein Angebot ab. Das ist die Projektantenstellung nach § 7 VgV. Wir lösen sie nicht mit einer Erklärung auf, sondern indem wir uns entscheiden: entweder Unterlagen schreiben oder anbieten.
Nennen Sie uns die beiden Systeme und die Stelle, an der jemand dazwischen abtippt. Im Erstgespräch ordnen wir ein, welche Wege in Frage kommen. Ob eine Schnittstelle wirklich existiert und trägt, klärt die Bestandsaufnahme im ersten Schritt. Das kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
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