Sie haben Fragen?
Jeden Morgen liegt ein Stapel da: Anträge, Nachreichungen, Rechnungen, Mitteilungen, teils als Brief, teils als PDF im Funktionspostfach. Jemand muss jedes Stück lesen, einem Vorgang zuordnen und die wichtigsten Angaben in das Fachverfahren übertragen. Fällt diese Person aus, wächst der Rückstand, und niemand kann sagen, was im Stapel steckt.
Wir bauen den Schritt davor: einen Dienst, der Dokumentart und Vorgang vorschlägt, die Felder ausliest und jeden unsicheren Fall einem Menschen vorlegt. Umsetzung als Generalunternehmer mit ausgewählten Partnern, ein Vertrag, eine Verantwortung.
Der Posteingang einer Verwaltung ist selten ein Kanal. Es kommen Briefe, PDF-Anhänge im Funktionspostfach, Uploads aus einem Onlineformular, gelegentlich ein Fax und Fotos, die jemand mit dem Telefon von einem Bescheid gemacht hat. Am Anfang steht fast überall ein Mensch, der jedes Stück öffnet, die Dokumentart erkennt, den passenden Vorgang sucht und die entscheidenden Felder abtippt. Diese Arbeit ist fachlich anspruchslos und trotzdem unvermeidlich, und sie bindet Zeit von Leuten, die eigentlich entscheiden sollen.
Der Engpass ist dabei selten das Lesen, sondern das Zuordnen. Eine Nachreichung ohne Aktenzeichen, ein Name in anderer Schreibweise, eine Rechnung ohne Bestellbezug: jedes dieser Stücke wandert in ein Klärfach und wartet, bis jemand Zeit hat, in drei Systemen nachzusehen. An Stichtagen läuft das Klärfach voll, weil dann alle gleichzeitig einreichen.
Dazu kommt der Zweitaufwand. Wer nicht weiß, ob seine Unterlage angekommen ist, ruft an oder schickt sie noch einmal. Beides erzeugt neue Post und neue Zuordnungsarbeit. In vielen Ämtern gibt es für die Eingangsbearbeitung keine echte Vertretung, weil das Wissen darüber, was zu welchem Vorgang gehört, in wenigen Köpfen steckt.
Technisch ist meist schon etwas da. Eine Scanstraße erzeugt durchsuchbare PDF-Dateien, das Dokumentenmanagement kennt Regeln für die sauberen Formulare, und das Fachverfahren hat eine Importschnittstelle. Was fehlt, ist die Schicht dazwischen: die Entscheidung, um welche Dokumentart es sich handelt, zu welchem Vorgang sie gehört und welche Werte im Dokument stehen.
Am Ende steht kein Modell und keine Demo, sondern ein laufender Dienst in Ihrer Umgebung samt den Unterlagen, die Sie brauchen, um ihn ohne uns zu betreiben und gegenüber Datenschutz, Rechnungsprüfung und Personalrat zu vertreten.
Der Umfang hängt davon ab, wie viele Dokumentarten Sie einbeziehen. Diese Bestandteile gehören in jedem Fall dazu:
Vier Schritte, und nach jedem Schritt entscheiden Sie neu, ob der nächste kommt.
Wir nehmen einen abgeschlossenen Zeitraum aus Ihrem Bestand, lassen die Dokumente durchlaufen und vergleichen das Ergebnis mit dem, was Ihre Leute damals erfasst haben. Sie bekommen eine Trefferquote je Dokumentart und je Feld, dazu die Fälle, an denen es scheitert. Diesen Schritt schneiden wir so zu, dass er möglichst unterhalb der Wertgrenze Ihres Landes für einen Direktauftrag oder eine Verhandlungsvergabe bleibt. Den Betrag nennen wir vor der Beauftragung, damit Sie ihn gegen Ihre Grenze rechnen können.
Eine Dokumentart geht in den Echtbetrieb, zunächst im Doppelbetrieb neben dem bisherigen Weg. Jeder Vorschlag wird von einem Menschen bestätigt, auch der sichere. So entsteht die Datengrundlage für die Schwellenwerte, und die Bearbeitung merkt früh, wo die Oberfläche im Weg steht statt zu helfen.
Jetzt wird angeschlossen: Übergabe an das Fachverfahren, Regeln für das Klärfach, Eskalationsweg bei Fristsachen, Vertretung im Urlaubsfall. Gemeinsam legen wir fest, ab welchem Zuverlässigkeitswert ein Dokument ohne Prüfung durchläuft und welche Dokumentarten diese Freigabe nie bekommen, etwa alles mit unmittelbarer Rechtsfolge oder Zahlungswirkung.
Sie bekommen Quellcode, Betriebs- und Notfalldokumentation, eine Einweisung für die Fachbereiche und eine für die IT. Danach entscheiden Sie: weiter ausbauen, selbst betreiben oder den erreichten Stand als Leistungsbeschreibung für eine reguläre Ausschreibung nutzen. Wir halten den Umfang so, dass diese Entscheidung offen bleibt.
Die folgenden Punkte sind der Grund, warum wir mit einem Probelauf am Altbestand anfangen und nicht mit einer Anschaffung.
Texterkennung ist gelöst, solange das Dokument ein sauberer Ausdruck ist. Im Alltag kommen Faxkopien, Durchschläge, Handschrift in Freitextfeldern, Stempel quer über dem Betragsfeld und Handyfotos mit Schatten. Für jede dieser Gruppen fällt die Erkennung anders aus, deshalb messen wir getrennt und nicht als Gesamtquote.
Ein Feld auszulesen ist einfacher, als den richtigen Vorgang zu finden. Wenn das Aktenzeichen fehlt, bleibt nur der Abgleich über Name, Adresse und Datum, und der wird bei häufigen Namen und Umzügen unsicher. Wer hier zu viel automatisieren will, verlagert das Problem nur.
Ein Dokument, das ins Klärfach wandert, obwohl es eindeutig war, kostet ein paar Minuten. Ein Dokument, das im falschen Vorgang abgelegt wird, fällt oft erst auf, wenn eine Frist verstrichen ist. Die Schwellenwerte müssen diese Schieflage abbilden, sonst optimiert man auf die falsche Kennzahl.
Viele Häuser wissen nicht, wie hoch ihre heutige Fehlerquote bei der manuellen Erfassung ist. Ohne diesen Ausgangswert lässt sich weder belegen, dass es besser wird, noch verhandeln, ab wann es gut genug ist. Den Maßstab erzeugt der Probelauf, deshalb steht er am Anfang.
Er verlagert sich vom Erfassen zum Bestätigen. Wer aus Vorsicht jeden Vorschlag vollständig nachkontrolliert, spart nichts. Wer gar nicht kontrolliert, merkt Fehler erst über Beschwerden. Der Nutzen entsteht in der Mitte, und wo diese Mitte liegt, ist eine fachliche Entscheidung Ihres Hauses, keine technische.
Bei einer Dokumentart mit wenigen Vorgängen im Monat lohnt der Betriebsaufwand nicht. Wenn sich das Formular jedes Jahr ändert oder jede Kommune eine eigene Fassung verwendet, ist der Pflegeaufwand höher als der Gewinn. Und wo aus dem Dokument unmittelbar eine belastende Entscheidung folgt, gehört ein Mensch davor, unabhängig von der Technik.
Wir schreiben keine Erfolgsquoten auf diese Seite, weil wir sie nicht belegen könnten. Stattdessen nennen wir die Größen, die aus unserer Sicht in den Vertrag gehören. Die folgenden Werte gehören in eine Leistungsbeschreibung und sind dort als Anforderung an den Auftragnehmer formuliert, nicht als erreichtes Ergebnis. Sie können sie unverändert in Ihre eigene Leistungsbeschreibung übernehmen.
Gemessen wird getrennt je Dokumentart und je Feld, gegen einen vorher festgelegten Prüfbestand, und die Messung wiederholt sich nach jeder Änderung an den Komponenten: Genauigkeit der ausgelesenen Felder mindestens 98 Prozent, Vollständigkeit mindestens 95 Prozent, Bereitstellung im Fachverfahren spätestens 30 Minuten nach Eingang, Antwortzeit der Prüfoberfläche unter 2 Sekunden bei 15 gleichzeitigen Nutzern, Fehlerquote der Eingabevalidierung unter 5 Prozent, lückenloses Änderungsprotokoll und tägliche Sicherungen.
Für die Wirtschaftlichkeit rechnen wir offen statt zu behaupten. Beispielrechnung mit frei gewählten Annahmen: Bei 200 Anträgen im Monat und 12 Minuten Erfassung je Vorgang sind das 40 Stunden. Läuft die Hälfte ohne Rückfrage durch und bleiben für die andere Hälfte 3 Minuten Prüfung, sinkt dieser zweite Teil rechnerisch von 20 auf 5 Stunden. Das ist eine Rechnung, keine Messung. Ersetzen Sie die drei Annahmen durch Ihre eigenen Zahlen, dann sehen Sie, ob sich das Thema bei Ihnen überhaupt lohnt.
Die Zielwerte oben sind Anforderungen aus einem Lastenheft. Wer Ihnen solche Werte als bereits erreichtes Ergebnis präsentiert, sollte sagen können, an welchem Prüfbestand und mit welcher Dokumentart sie gemessen wurden.
Automatische Auswertung erzeugt Kopien: das Scanbild, den erkannten Text, die extrahierten Felder, gegebenenfalls einen Zwischenspeicher bei einer verarbeitenden Komponente. Jede dieser Kopien braucht eine Frist und eine Stelle, die sie löscht. Wir legen das vor dem Betrieb fest und nicht danach, weil sich Löschfristen nachträglich schwer in einen laufenden Dienst einbauen lassen.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach Ihrem Fachrecht und Ihrer Aktenordnung, nicht nach dem, was technisch bequem ist. Üblich ist der Weg, dass das Dokument im führenden System der Akte folgt und alle Zwischenstände aus der Verarbeitung nach kurzer Frist verfallen. Das Protokoll über die Verarbeitung hat dabei eine eigene Frist, weil es die Nachvollziehbarkeit sichern soll und nicht den Inhalt.
Ob das Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden darf, ist eine gesonderte Frage. Ersetzendes Scannen nach der Technischen Richtlinie 03138 des BSI ist möglich, aber ein eigenes Vorhaben mit eigener Verfahrensdokumentation. Wir bauen den Auswertungsdienst so, dass er diesen Schritt nicht vorwegnimmt: Solange Sie das Original behalten, bleibt es maßgeblich.
Datenschutz zuerst: Posteingang bedeutet fast immer personenbezogene Daten, oft auch besondere Kategorien, etwa bei Anträgen mit Gesundheitsbezug. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit uns und mit jeder eingesetzten Komponente, und in aller Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO, weil neue Technik systematisch auf umfangreiche Bestände angewendet wird. Art. 22 DSGVO zieht die Grenze: Eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung darf nicht allein automatisiert fallen. Zuordnen und Auslesen ist Vorbereitung, das Entscheiden bleibt beim Menschen.
Zur KI-Verordnung gehören drei Punkte in die Unterlagen. Erstens die Einordnung des Systems: Wird der Zugang zu öffentlichen Leistungen gesteuert, kann Anhang III greifen und aus dem Vorhaben ein Hochrisiko-System machen, mit deutlich höheren Pflichten. Zweitens die KI-Kompetenz nach Art. 4, also nachweisbare Einweisung der Beschäftigten, die mit dem System arbeiten. Drittens die Offenlegung: Wir benennen, welche KI-Komponenten eingesetzt werden und wo sie verarbeiten. Partner wählen wir nach Nachweisen, EU-Sitz und Datenschutzlage aus, namentlich nennen wir sie im Angebot, nicht auf dieser Seite. Kommt eine Oberfläche für Beschäftigte oder Bürger hinzu, gilt die Barrierefreiheit nach BITV 2.0 und EN 301 549, und zwar ab dem Entwurf, nicht als Nacharbeit.
Beschaffungsseitig halten wir den ersten Schritt klein. Der Probelauf am Altbestand ist so zugeschnitten, dass er in den meisten Ländern unterhalb der Wertgrenze für Direktauftrag oder Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bleibt. Danach entscheiden Sie mit einem belastbaren Ergebnis in der Hand, ob Sie ausbauen oder regulär ausschreiben. Weil der Quellcode bei Ihnen liegt und die Zielwerte dokumentiert sind, ist eine spätere Ausschreibung nicht auf uns zugeschnitten.
Neutralität: Wo wir die Vergabeunterlagen geschrieben oder die Markterkundung geführt haben, geben wir kein Angebot ab. Diese Trennung nach § 7 VgV halten wir ein, auch wenn sie uns Aufträge kostet. Sie entscheiden zu Beginn, in welcher Rolle wir kommen sollen: als Berater der Vergabestelle oder als Umsetzer.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Dokumentart sich eignet, welche Vergleichszahlen Sie dafür aus Ihrem Haus brauchen und wie der erste Schritt zugeschnitten wird, damit er zu Ihrer Wertgrenze passt. Den Preis nennen wir nach diesem Zuschnitt, vorher wäre er geraten.
Sie haben Fragen?
Quellen