Einführung einer neuen Finanzsoftware

Leistungsumfang

Beschafft wird eine neue Finanzsoftware für die Stadtverwaltung Speyer samt vollständiger Einführung. Der Auftragnehmer legt zunächst einen Projektplan vor, der die Vorbereitungsphase, das Herstellen der technischen Betriebsbereitschaft, die eigentliche Projektphase, eine Testphase und die Umstellung auf den Produktivbetrieb abdeckt. Zur Projektphase gehören die Migration der vorhandenen Daten und deren Anpassung sowie die revisionssichere Anbindung an das bereits eingesetzte Dokumentenmanagementsystem ENAIO.

Die Mitarbeitenden der verschiedenen Arbeitsbereiche sind zu schulen. Der Bieter muss Meilensteine entlang eines Zeitplans festlegen, den Ressourcenbedarf auf Seiten der Stadt beziffern und Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen sichtbar machen. Als Hauptansprechpartner ist ein erfahrener Projektleiter zu benennen, der vergleichbare Projekte nachweisen kann. Die Leistung wird als Gesamtauftrag ohne Losaufteilung vergeben, Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Auftraggeber ist die Stadtverwaltung Speyer, Abteilung 130, die Vergabe führt die Zentrale Vergabestelle in der Maximilianstraße 100.

Anforderungen an die Leistung

• Der Bieter legt einen schlüssigen Projektplan über alle Phasen von der Vorbereitung bis zum Produktivbetrieb vor.
• Meilensteine, Ressourcenbedarf auf Kundenseite und Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen sind darzustellen.
• Ein erfahrener Projektleiter mit nachweislicher Expertise in vergleichbaren Projekten ist zu benennen.
• Projektleitung und alle beteiligten Ansprechpartner müssen Deutsch auf dem Niveau C2 beherrschen.
• Die vorhandenen Daten sind zu migrieren und anzupassen.
• Die Software ist revisionssicher an das Dokumentenmanagementsystem ENAIO anzubinden.
• Die Mitarbeitenden der unterschiedlichen Arbeitsbereiche sind zu schulen.
• Vor der Umstellung ist eine Testphase vorzusehen.
• Pflichtanforderungen des Leistungsverzeichnisses sind grundsätzlich zu erfüllen, sie sind mit P gekennzeichnet.
• Für die Bewertung der Anwenderfreundlichkeit ist der Jury ein Testzugang zur Software bereitzustellen.
• Zum Support sind Leistungen, Erreichbarkeit, Reaktionszeit und das Vorgehen beim Einspielen von Updates zu erläutern.
• Ein personelles Einsatzkonzept samt Vertretungsregelung ist vorzulegen.

Vertrag und Vergütung

Für die Ausführung gelten die Besonderen und die Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Vergabehandbuchs in der Ausgabe 2017. Die Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen und ohne Umsatzsteuer anzugeben, der Steuerbetrag wird am Ende des Angebotes hinzugefügt. Gewertet werden nur Preisnachlässe, die ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt und an der vorgesehenen Stelle im Angebotsschreiben eingetragen sind.

Angebote mit Mischkalkulation, also mit auf andere Positionen umgelegten Einheitspreisen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Werkstätten für Behinderte erhalten bei der Wertungssumme einen Abschlag von 15 Prozent, anerkannte Inklusionsbetriebe einen Abschlag von 10 Prozent, und bei gleicher Wirtschaftlichkeit den Zuschlag. Die Vertragslaufzeit selbst ist in den vorliegenden Unterlagen nicht beziffert.

Ablauf des Verfahrens

Das Verfahren läuft als offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung, angekündigt über die Auftragsbekanntmachung und abgewickelt über die Vergabeplattform der Vergabestelle. Die Angebotsfrist endet am 30. Juli 2026 um 10:00 Uhr. Die Bindefrist läuft bis zum 28. September 2026. Das Wertungsschema und das Leistungsverzeichnis tragen den Stand vom 25. Juni 2026. Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform einzureichen, schriftliche Angebote werden zwingend ausgeschlossen.

Für Nachprüfungsanträge ist die Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Tourismus, Energie und Klima in Mainz zuständig.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Speyer zeigt ein Wertungsschema, das sich gut übernehmen lässt, weil es den Preis mit 30 Prozent bewusst niedrig hält und die Qualität in drei nachvollziehbare Teile zerlegt. Besonders brauchbar ist die Trennung in Pflicht- und Wunschanforderungen mit den Faktoren 1, 3 und 5: Sie erlaubt eine feine Gewichtung, ohne für jede Anforderung ein eigenes Kriterium zu bilden. Die Toleranz von bis zu drei nicht erfüllten Pflichtanforderungen samt Begründungsmöglichkeit ist ein Ventil, das den Wettbewerb offen hält, aber sauber dokumentiert werden muss, weil sie der Jury Ermessen einräumt.

Wer die Anwenderfreundlichkeit bewerten will, sollte den Testzugang wie hier ausdrücklich einfordern, sonst bleibt das Kriterium eine Behauptung aus dem Konzept. Ein zweiter Blick lohnt beim Ausschluss der Nachforderung: Er beschleunigt das Verfahren, führt aber dazu, dass formale Lücken sofort das ganze Angebot kosten.